Les prélèvements SEPA (SDD – SEPA Direct Debit)

Depuis la mise en œuvre du SDD (SEPA Direct Debit, ou « prélèvement SEPA »), processus unique et harmonisé de prélèvement pour la zone SEPA (espace européen de paiements), l’ensemble des acteurs économiques peut bénéficier de conditions de paiement identiques à l’échelle du territoire européen.

Soucieux d’épouser cette nouvelle norme et de répondre aux besoins des créanciers de la zone SEPA, DataLog Finance a conçu un module de gestion des mandats, intégré à sa gamme full-Web CashSolutions, ouvrant ainsi de nouveaux horizons dans le domaine de la gestion des mandats.

Le module de gestion des mandats de CashSolutions tire profit du SDD et communique directement avec les banques pour débiter le compte d’un débiteur consentant sur simple requête du créancier.

Gestion des mandats dans Cashsolutions

Le module offre la possibilité de gérer au sein d’un seul outil et sans paramétrage additionnel tous vos comptes créanciers et vos mandats afin de constituer une base de mandats sécurisée, uptodate, flexible et opérationnelle rapidement.

Exploitant les modules d’import/export de CashSolutions, ce module propose une gestion des mandats avancée, comprenant les fonctionnalités suivantes :

  • Traitement et contrôle des informations des mandats
  • Gestion complète du cycle de vie des mandats
  • Génération des SDD
  • Envoi des demandes de prélèvement en banque
  • Réception des accusés et confirmations de prélèvement

Le module de gestion des mandats ne se limite pas à la gestion complète de vos mandats pour toutes vos entités créancières : il traite également les flux de paiement associés à ces transactions via le workflow CashSolutions, aboutissant au traitement des fichiers échangés avec les banques.

Les atouts du module

Le module de gestion des mandats présente d’excellents atouts :

  • Une seule base de données
  • Une gestion avancée des mandats
  • Un traitement intégral des données
  • Une architecture éprouvée

Couverture fonctionnelle

Création/Récupération de mandats

Une fois le mandat papier dématérialisé via une GED (Gestion Electronique Documentaire), le composant proposé à la capacité de stocker l’image numérisée du mandat papier.

image création/récupération des mandats

Le module de gestion des mandats gère le référentiel classique d’un module de paiement : entités, banques, comptes, devises, BIC, etc. Et d’autres tables peuvent être ajoutées sans limitation : portefeuilles, populations, applications émettrices, etc.

Statuts des mandats

Les statuts de mandats gérés par CashSolutions sont de plusieurs ordres (valide ; caduc ; révoqué ; annulé ; litige ; incomplet ; en attente de signature ; relance 1 ; relance 2 ; relance 3 ; autres statuts utilisateur).

  • Gestion de statuts initiaux : par le biais de la RUM (Référence Unique de Mandat), le lien peut être établi entre le mandat initial présent dans le référentiel des mandats, et le mandat signé reçu et archivé au sein du système d’archivage de la preuve. Le statut du mandat peut alors passer de  valoriser à « Valide ».
  • Gestion des statuts avancés : le module de gestion des mandats gère la notion d’amendement prévue dans les Rulebooks de l’EPC.

Signature asynchrone de mandats

Afin qu’un mandat puisse être activé dans le système, la signature par le client est nécessaire. Néanmoins, si le mandat inscrit dans la base n’est pas signé, l’activation peut être postérieure et le processus de signature asynchrone.

Notre solution a la capacité de générer des relances lorsqu’un mandat se trouve dans un statut intermédiaire au sein de la base (initié mais non signé / non-validé) depuis un certain temps.

Notre solution peut s’interfacer avec :

  • Une passerelle SMTP pour l’envoi des courriers électroniques
  • Les applications éditiques sortantes, pour l’envoi de courriers physiques

Gestion de mandats multi – contrats

L’utilisateur peut consulter un mandat via le module de gestion des mandats, et visualiser la liste de l’ensemble des références de contrats pour lesquels ce mandat est utilisé. Des choix d’actions lui seront proposés.

Demande de mise en prélèvement automatique

Le processus de mise en prélèvement d’un contrat sur un compte bancaire va faire appel à différents sous-processus, notamment :

  • La demande de situation d’un mandat
  • Suivant les cas qui se présentent, la création éventuelle d’un nouveau mandat par sollicitation des web services adéquats ou directement dans CashSolutions
  • La capture du mandat, son archivage physique, sa dématérialisation, et le stockage des données numérisées

Demande de consultation de mandats

Après avoir émis des ordres de prélèvement, la société est susceptible de recevoir des demandes de copies de mandat (notamment lorsque le client souhaite contester l’opération une fois le délai de 8 semaines après la date de débit écoulé), comme le préconise le Rulebook SEPA Direct Debit.

Dans ce cas, le département Trésorerie doit pouvoir répondre en recherchant la preuve Mandat, et en l’expédiant à la banque par laquelle la demande de copie est parvenue (la banque du créancier devant ensuite faire suivre ce document à la banque du débiteur). Le canal choisi de préférence pour ces demandes est le canal SWIFT, avec l’utilisation de message libres de type MT199. L’arrivée des demandes est aussi possible par e-mail ou même par fax.

Réception de la preuve du mandat

La réception de la preuve du mandat peut s’effectuer via :

  • courrier réceptionné par la GED entrante SEPA
  • courrier réceptionné par une GED entrante tierce
  • un processus de signature dématérialisé
  • Archivage de la correspondance

Amendement de mandats

Le module de gestion des mandats gère la notion d’amendement prévue dans les Rulebooks de l’EPC.

Révocation de mandats

En cas de révocation, les ordres de prélèvement générés seraient immédiatement rejetés au niveau de CashPooler.

Gestion des comptes bancaires

Le SEPA imposant l’utilisation des IBAN et des BIC (du moins jusqu’à la suppression de l’obligation de la fourniture des BIC pour les opérations SEPA), CashSolutions sait gérer la notion de RIB et d’IBAN simultanément dans son référentiel ; des comptes peuvent comporter de RIB et d’autres des IBAN.

En outre, CashSolutions permet de calculer l’IBAN et le BIC à partir du RIB et du référentiel BICPlusIBAN (ou son successeur SWIFTRef), soit pour mettre à jour le référentiel des tiers ou à la volée lors des imports des ordres.

Gestion et émission des flux

La gestion des flux SEPA, comme tout autre flux de paiement, est confiée à CashPooler, chargée d’enrichir les ordres de prélèvement avec les données des mandats SEPA et de procéder aux traitements de validation.

Quelques fonctionnalités en images

Présentation de quelques vues du module :

Récapitulatif des fonctionnalités du module

Le module de gestion des mandats de CashSolutions, c’est :

  • la gestion full-Web exclusive des mandats de prélèvements déléguée aux créanciers avec :
    • l’archivage des mandats et de leurs images
    • la reprise des prélèvements antérieurs à SEPA (traitement de la dématérialisation des mandats papier via une GED)
    • la possibilité de présenter matériellement un mandat complet et authentifié en cas de contestation
  • la gestion de tout type de prélèvement (intragroupe, B to C, prélèvements récurrents ou ponctuels, etc.)
  • des tableaux de bord complets pour suivre notamment les imports, les exports, les communications bancaires, les activités utilisateurs…
  • un respect absolu des règles de conformité SEPA, assurant des SDD complets et règlementaires
  • la notification au débiteur du prélèvement plusieurs jours avant le prélèvement effectif
  • l’envoi d’avis d’exécution du prélèvement et de modification de mandats aux deux parties (SMS, mail)
  • la qualité et la sécurité de la plateforme CashSolutions (reprise et confidentialité des données, communication bancaire multi-protocoles, import/export multi-formats et multi-fichiers, montées en charge indolores…)
  • une implémentation et une exploitation rapide de la solution (in-house ou SaaS)

Disponible en SaaS ou en hébergement in-house (sur le serveur de l’entreprise cliente), le module de gestion des mandats de CashSolutions bénéficie des informations contenues dans la base de données de CashSolutions et évite à l’utilisateur le retraitement ou la ressaisie du référentiel du groupe, notamment des entités, tiers, banques, comptes et codes BIC-IBAN utilisés dans la gestion des prélèvements.