Case Study paiements IBM

IBM EMEA optimise ses flux financiers avec la payment factory CashPooler

IBM Corporation est le leader mondial dans le monde informatique. Fort de près de 320.000 collaborateurs dans plus de 100 pays, le Groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 89 milliards de dollars en 2003 pour un bénéfice net de 7,6 milliards. IBM est un acteur majeur dans les différents secteurs du monde informatique : ordinateurs (aussi bien serveurs Unix que grands systèmes MVS), logiciels (IBM Software) et services (IBM Global Services, 1ère SSII mondiale). IBM EMEA (Europe, Middle East Africa) est la filiale d’IBM Corporation en charge des activités du Groupe en Europe, au Moyen Orient et en Afrique.

Au moment du lancement du projet en 2001, la trésorerie d’IBM EMEA était décentralisée au niveau des filiales. Chaque filiale locale (en général une seule par pays) était responsable des paiements et des encaissements, seuls types de relations qu’elle avait avec les banques. Le financement était assuré par une filiale d’IBM Corp., installée en Irlande, qui avait le rôle de centrale de trésorerie. Cette décentralisation avait comme conséquence une réelle hétérogénéité des systèmes informatiques de cash management et de trésorerie puisque environ 30 solutions différentes coexistaient.

Rationalisation et centralisation

En 2001, IBM EMEA avait un double objectif : rationaliser les relations bancaires et centraliser les paiements. Jusqu’au lancement du projet, IBM EMEA travaillait avec plus de trente banques sur les 16 pays cibles du projet, presque chaque banque imposant son protocole et son format d’échange : Allemagne, Autriche, Belgique – Luxembourg, Danemark, Espagne, Finlande, France, Grèce, Irlande, Italie, Norvège, Pays-Bas, Portugal, Royaume Uni, Suède, Suisse.

Le choix d’un outil de centralisation des paiements devait permettre de réduire le nombre de banques, sans cependant aller jusqu’à une approche de banque unique. Il devait également rendre possible l’utilisation d’un protocole unique et d’un seul type de formats de fichiers. La messagerie X400 et les formats de fichiers EDIFACT ont été choisis car ils sont parmi les seuls à être vraiment utilisés par de nombreuses banques à l’international.

 Schéma case study IBM

Comme IBM utilisait de nombreuses solutions différentes pour sa comptabilité, sa paie, ses achats, etc., il était indispensable de choisir un outil très ouvert en terme d’interfaces. Cet outil devait aussi respecter les normes techniques IBM : architecture Web, solution fonctionnant sous AIX, compatible avec DB2 et Websphere. La solution retenue devait donc non seulement offrir des fonctions de paiements riches, mais aussi être très flexible en terme de gestion des interfaces d’entrées / sorties, tout en respectant un cahier des charges technique très précis. Une première étude a permis de choisir entre un développement interne et l’implémentation d’un progiciel.

Après une seconde recherche auprès de nombreux éditeurs français et internationaux, il est apparu que seule l’offre de payment factory CashPooler de DataLog Finance correspondait aux besoins d’IBM EMEA. En plus de fonctions clientes assez riches, CashPooler intégrait le protocole X400 en standard et surtout un outil extrêmement complet et convivial de création d’interfaces. « Sans être un spécialiste, j’ai pu mapper un format CFONB 160 en 30 minutes sur un serveur CashPooler pilote qui nous avait été installé en démonstration durant la phase de choix », précise Alain Rividi, Treasury Program Manager d’IBM EMEA.

Un projet simplifié par la facilité de mise en oeuvre de CashPooler

Ce projet est le plus important géré à ce jour par la trésorerie d’IBM EMEA. L’organisation mise en place par « Big Blue » a cependant permis de le rendre rapidement opérationnel. Un chef de projet, basé à Dublin, a été dès le départ responsable des différentes phases. Aidé de deux personnes à plein temps, il a collaboré avec les interlocuteurs internes IBM et les équipes DataLog Finance.

Chaque filiale a été tour à tour impliquée et les équipes projet locales ont été formées. Le succès du projet a aussi été facilité par la simplicité de mise en oeuvre de CashPooler, son architecture pure Web qui ne nécessitait aucune installation sur les machines des filiales ainsi que son ouverture en terme de gestion des formats.

Fonctions disponibles aujourd’hui

La filiale française a été la première opérationnelle. Début 2003 ont été lancées les premières fonctions : paiement des fournisseurs et quelques autres flux. Devant le succès rapide du pilote, la totalité des flux de la filiale (dans le sens IBM => banques et banques => IBM) a commencé à transiter par CashPooler en octobre 2003. Le même mois, la filiale hollandaise était opérationnelle.
A fin 2004, plusieurs autres pays utilisent CashPooler pour la totalité de leurs flux bancaires : Espagne, Portugal, Belgique et Luxembourg. De plus, tous les flux internationaux des 16 pays cibles du projet sont centralisés dans le produit. Cela représente au total près de un million de paiements en année pleine. Fin 2005, lorsque tous les pays cibles seront centralisés dans CashPooler pour la totalité de leurs flux, cela représentera trois millions de paiements en année pleine. Grâce aux interfaces entre les différents systèmes d’information d’IBM EMEA et CashPooler, 90% des paiements arrivent directement signés et contrôlés dans le produit.
Les 10% restant sont saisis manuellement directement dans le logiciel puis envoyés aux banques et aux systèmes d’information.

 IBM logo

Bénéfices

Les bénéfices du projet ont très largement dépassé les attentes initiales. Aucun incident majeur n’a été rencontré en deux ans d’exploitation, ce qui démontre la fiabilité de CashPooler. Le retour sur investissement a été important et très rapide du fait de la très forte baisse des coûts bancaires. L’utilisation d’un même outil par les 16 pays au lieu des 30 solutions différentes d’électronique bancaire a homogénéisé les procédures de paiements.

Cela a aussi sécurisé les échanges, ce qui est important avec les évolutions réglementaires actuelles (IFRS, Sarbanes-Oxley, etc.).
Enfin, les interfaçages entre les différents systèmes d’information (environ 170 formats différents) et l’outil d’électronique bancaire sont aujourd’hui extrêmement simples.

Evolutions futures

Deux projets sont actuellement en cours : finaliser le déploiement des filiales d’ici fin 2005 ainsi que la comptabilisation des paiements manuels, ce qui évitera la double saisie des paiements dans CashPooler d’une part et dans l’ERP d’autre part.
Une réflexion sur SWIFTNet sera également lancée courant 2006.

Conclusions

Ce projet est un réel succès pour IBM EMEA. Il a permis de rationaliser et de sécuriser les flux financiers tout en augmentant le « free cash flow » du Groupe sur la zone.

IBM

IBM Corporation est le leader mondial dans le monde informatique. Fort de près de 320.000 collaborateurs dans plus de 100 pays, le Groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 89 milliards de dollars en 2003 pour un bénéfice net de 7,6 milliards.
IBM est un acteur majeur dans les différents secteurs du monde informatique : ordinateurs (aussi bien serveurs Unix que grands systèmes MVS), logiciels (IBM Software) et services (IBM Global Services, 1ère SSII mondiale).

Pour en savoir plus : www.ibm.com

DataLog Finance

DataLog Finance est un éditeur de logiciels de trésorerie et de cash management (CashPooler, CashValue, CashMatching, CashRisk) créé par des professionnels de la gestion de trésorerie, du logiciel et des nouvelles technologies. Ses produits s’appuient sur une architecture 3 tiers entièrement Web et J2EE. DataLog Finance a su acquérir la confiance de très grands Groupes à travers le monde. Ses produits sont quotidiennement utilisés dans plus de 100 pays, par plus de 1000 entités et plusieurs centaines de milliards d’Euros de flux sont échangées chaque jour grâce à eux.

Pour en savoir plus : www.datalog-finance.com