Témoignage TMS (Arnault Gitzinger, Eurofins)

par Alaina Roussel

Arnault Gitzinger, Head of Group Cash Management chez Eurofins, revient sur le projet qui a conduit le groupe français de biotechnologies à implémenter le TMS Treasury Line au cours de l’année 2018.
Témoignage (janvier 2019) et retour d’expérience.

Bonjour Arnault, pouvez-vous nous présenter Eurofins en général, et le contexte de la Trésorerie en particulier ?
Eurofins est un groupe de laboratoires indépendants de tests. Il y a 30 ans, Gilles Martin, PDG fondateur, a mis en œuvre à Nantes des tests dans le domaine de l’alimentation. C’est ainsi que le 1er pôle d’activités d’Eurofins a été créé, rapidement suivi des deux autres pôles historiques : environnement et industrie pharmaceutique. Depuis, le groupe s’est grandement développé, créant un nouveau pôle majeur (diagnostic clinique) il y a 5 ans.

L’entreprise emploie aujourd’hui 45 000 personnes réparties sur 650 laboratoires opérationnels dans 45 pays. Le Chiffre d’Affaires représente environ 3,0 Mds d’euros en 2017 et un prévisionnel de 4.6 milliards en 2019 reposant sur une croissance organique d’environ 5% et une stratégie d’acquisition (62 nouveaux laboratoires en 2017 et un niveau similaire estimé en 2018).

Le département Trésorerie a également fortement évolué depuis 3 ans, passant de 2 à 7 personnes. La gestion de trésorerie était manuelle, car le Groupe n’avait pas de TMS jusqu’à la mise en œuvre de Treasury Line.

Notre particularité en matière de trésorerie se situe dans une grande complexité de gestion liée, d’une part, au nombre important d’entités juridiques, à leur localisation géographique et à une Trésorerie Groupe dont les équipes sont réparties en France, en Belgique et au Luxembourg et, d’autre part, à nos règles de financement pour nos filiales, via des prêts internes et par augmentation de capital (et non par cash pools automatiques) avec de multiples contrats et échéances. Cela a également une incidence sur la comptabilisation de ces opérations avec des schémas comptables spécifiques.

Afin de faire face aux différentes contraintes évoquées, vous avez donc procédé en 2017 à un appel d’offres TMS. Quelles sont les raisons qui vous ont conduit à choisir Treasury Line ? Quels ont été les facteurs déterminants ?
Il s’agissait en effet d’un appel d’offre TMS, avec un point d’attention particulier sur la gestion de nos prêts et augmentations de capital internes, et incluant également la communication bancaire. Pour cette dernière, nous voulions un outil multi-bancaire global, très flexible sur la partie interfaçage pour pouvoir absorber aussi bien la diversité des systèmes amont (ERP particulièrement) que l’on trouve au sein du Groupe, que les multiples formats bancaires. Par expérience, nous savions que les autres systèmes du marché ont des difficultés à gérer les nombreux formats bancaires et nous voulions internaliser cette fonction métier en étant entièrement autonomes.

Outre cette complexité que Treasury Line pouvait gérer, nous avons été séduits par les fortes capacités d’automatisation de l’outil, grâce à son planificateur intégré. Cela a permis de grandement faciliter la vie des utilisateurs tout en réduisant les tâches sans valeur ajoutée. Nous avons donc pu facilement adapter le système à nos contraintes pour en faire une solution personnalisée aux cas d’usage Eurofins.

Hormis les aspects fonctionnels, nous nous devions de trouver une solution qui respecte nos fortes contraintes en matière de sécurité informatique, en partie dérivées des nouvelles contraintes du SWIFT CSP (par exemple, Secure Zone). Là encore, Treasury Line a su répondre à ce défi en proposant, par exemple, un double facteur d’authentification pour accéder à la solution et approuver les paiements. Nous souhaitions une solution installée en interne pour des contraintes de sécurité, tout en proposant aux utilisateurs une solution accessible depuis le web pour faciliter le déploiement. La solution étant qualifiée dans de multiples configurations informatiques, le département IT Eurofins a pu mettre en place l’infrastructure nécessaire en restant dans sa zone de confort (OS Windows, base de données SQL, serveur applicatif Apache Tomcat, etc.) et en maîtrisant les coûts internes.

Enfin, d’un point de vue humain, nous avons pu apprécier les solutions apportées par les équipes de DataLog Finance aux spécificités parfois très complexes de notre gestion de trésorerie et l’adaptabilité dont ils ont fait preuve tout au long du projet.

Justement, dans quelles conditions s’est passé le projet ? Quel a été le délai d’implémentation ?
Le projet a été court, avec les ateliers de conception initiaux fin janvier 2018, des tests en mai et un passage en production mi-juillet. Les tests utilisateurs ont été relativement rapides, car la solution livrée était très bien testée en amont et les ajustements ont été réalisés très vite grâce à la disponibilité des équipes de DataLog Finance.

Le délai d’implémentation fut donc inférieur à 6 mois, avec des ressources limitées côté Eurofins.

Pouvez-vous déjà tirer les premiers bénéfices de la mise en œuvre de Treasury Line et si oui, quels sont ils ?
Nous n’avions pas vraiment d’outil hormis Excel et les mails ; par ailleurs, l’équipe est répartie sur trois localisations. Nous étions fortement dépendants des équipes comptables pour préparer les campagnes de paiements avec une visibilité restreinte, ce qui rend l’exercice de gestion de trésorerie difficile. Désormais, nous avons une visibilité quotidienne et centralisée sur la trésorerie du Groupe, que ce soit au niveau des positions cash sur les comptes ou au niveau des emprunts. Nous avons gagné en efficacité et en productivité.

Bien entendu, une conduite du changement a été nécessaire mais, aujourd’hui, l’outil est bien accepté et bien maîtrisé par les équipes, qui y voient de très nombreux bénéfices dans leur quotidien.

Quelles sont les prochaines étapes / projets pour la trésorerie ?
Nous avons en fait commencé par le plus compliqué, à savoir le processus « Front to Back to Compta » lié à nos transactions de trésorerie (notamment prêts internes). D’ici 3 mois, nous finaliserons la partie Reporting grâce à l’outil de B.I. intégré à la solution.

2 autres phases sont prévues.
A court terme, d’ici mai 2019 nous intégrerons les communications SWIFT via un service bureau connecté à Treasury Line que nous déploierons progressivement sur l’ensemble des pays.
D’ici la fin de l’année, nous mettrons en œuvre les fonctionnalités de netting intra-groupe, de prévisions de trésorerie et de gestion des frais bancaires, présentes dans la solution mais non encore déployées.

En guise de conclusion, que pourriez-vous ajouter sur cette expérience ?
Une des clés de la réussite du projet a été une véritable prise en compte par les équipes de DataLog Finance des cas d’usage de la gestion de trésorerie d’Eurofins qui, comme on l’a vu, est complexe et volumineuse. Cela a permis d’avoir une solution totalement personnalisée, conforme à notre mode de fonctionnement et qui a favorisé l’appropriation de la solution par tous les membres de notre équipe.

Biographie
Arnault Gitzinger travaille dans des départements de Trésorerie Centrale de grandes entreprises (Valeo, Essilor, Eurofins) depuis 10 ans, sur des positions opérationnelles et projets de Front Office, Back Office et Cash Management. En 3 ans chez Eurofins, Arnault a entre autres mis en œuvre plusieurs appels d’offres Cash Management couvrant  ~80% du Chiffre d’Affaires du Groupe, et mis en place la solution Treasury Line de DataLog Finance.


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